수련회를 떠나기 전에 갖추어야 할 준비는 날짜별로 담당자를 두어 진행하는 것이 좋다. 1개월 전 - 자체 수련회를 결정했다면 장소 선정을 서둘러야 한다. 담당 교역자와 교사 등 3~4명으로 구성된 팀이 후보지를 직접 방문해 조건들을 살피도록 한다. 시설이 좋은 수련회 장소를 물색·선택해야 하는데 수영이 가능한 개울이나 수영장, 규모있는 운동장, 수련시설을 함께 갖춘 곳이면 좋다. 숙박시설이 좋아야 한다. 숙박시설은 1백명 이상, 30~50명, 10~20명 정도의 규모로 나뉘는데 10~20명이 숙박할 수 있는 방들이 많이 마련된 곳으로 선택한다. 대규모 숙박시설은 학생들에 대한 통제가 힘들고 남녀 학생들이 함께 지내는 경우가 많아 이에 대한 배려가 있어야 한다.
샤워시설도 점검한다. 여름인데다 많은 수의 학생들이 함께 활동하기 때문에 청결상태를 유지하는 것이 중요하다. 공동샤워 시설이라도 물의 공급이 원활해야 된다. 식당문제도 꼼꼼히 체크해야 할 것 중의 하나. 교회에서 직접 식사를 해결할 경우 시설 내에 있는 식당을 이용할 수 있는지 확인하도록 하고, 수련시설에 맡길 경우 위생상태에 대한 확인이 중요하다. 그리고 식중독 등과 같은 만약의 사태가 발생할 경우 이에 대한 책임소재를 명확히 하도록 한다. 4주일 전 - 수련회 안내문과 참석확인서를 학생(교우)들의 집으로 발송한다. 안내문에는 수련회 일정·장소·주제·경비 등과 함께 수련회에서 실시될 개괄적인 프로그램을 소개하는 것이 중요하다. 대부분의 안내문에는 프로그램에 대한 소개가 빠져 있어 학부모들이 수련회에서 어떤 프로그램이 실시되는지 알지 못한다.
방학 중 보충수업을 실시하는 학교를 방문, 학생들의 수련회 참석을 위한 협조를 구하는 것이 좋다. 담임목사나 담당 교역자가 학교를 방문하고 학교장이나 담임교사를 만나 수련회에 대한 설명을 하고 학생들의 수련회 참여를 독려한다. 방문이 여의치 않을 경우 학교장 앞으로 공문을 발송한다. 3주일 전 - 수련회에서 실시할 구체적인 프로그램을 수립한다. 자체 수련회를 실시하는 교회는 이 문제가 가장 큰 고민거린데 수련회를 위한 강습회에 참석해 문제를 해결하도록 한다.
프로그램은 주제를 중심으로 구성하되 공동체 생활에 초점을 맞추고 학생들의 협동심과 창조적 노력을 끌어내도록 한다. 공동체 생활에 익숙하지 않은 청소년들에게 함께 살아간다는 의미를 심어주고 하나되는 아름다움과 나눔의 의미를 알도록 한다.
또 하나는 청소년들의 미래에 대한 비전을 제시하는 것. 학업과 진로의 중요한 여정 중에 있는 학생들에게 미래의 비전을 제시하되 성경을 바탕으로 한다. 연합수련회에 참석하는 교회들도 일정 부분 신경써야 한다. 교회에게 자유로 주어지는 시간과 교회 대항 프로그램이 있어 사전에 확인하고 준비한다. 2주일 전 - 교통편을 확보해야 한다. 교회 버스가 있는 교회라도 이때는 버스를 사용하려는 부서들이 중복되는 경우가 많으므로 미리 확보하는 것이 좋다. 교회 버스가 없는 경우 성도들 중에 관련 업종에 있는 사람들이 있는지를 파악하고 협조를 구한다.
단체 티셔츠와 물품들에 대한 준비도 서두른다. 여름 행사가 집중되는 시기인만큼 미리 준비해 일정에 차질이 없도록 한다. 기간이 촉박하면 상품이 질이 떨어지거나 일정을 맞추지 못하는 경우가 많다. 수련회 기간에 사용될 물품은 교사들이 함께 구입하도록 하고 구입한 물품은 프로그램별, 반별, 날짜별로 분리해서 포장한다. 물품별로 포장할 경우 매 프로그램마다 물품을 뒤지고, 모든 물품을 다 꺼내놓고 프로그램을 진행해야 하는 불편이 있다.
교사들의 휴가기간에 대한 조정도 있어야 한다. 수련회 전체 일정에 참석하지 못할 경우 교사들이 하루라도 참석할 수 있도록 하고, 가급적 휴가 일정을 조정해 교사들의 가족들이 함께 수련회에 참석할 수 있는 방법을 고려한다. 첨석하지 못하는 교사들은 하루씩 돌아가면서 참석하도록 하거나 단체로 수련회 장소에 들러 보도록 한다. 1주일 정도를 매일 저녁에 시간을 마련해 교사들에 대한 집중교육을 실시한다. 교사들이 프로그램에 익숙하지 못하면 원활한 교육이 되지 않을 뿐 아니라 학생들의 주위가 산만해 지게 된다. 하루도 빠짐없이 참석하도록 한다.
1주일 전- 각 가정으로 발송된 수련회 참석 확인서를 접수한다. 1주일 전에 수련회비와 함께 참석 확인서를 받고 참석하지 못하는 학생들은 이유를 물어 가정이나 학교에 다시한번 협조를 구하도록 한다. 그리고 미리 주문한 단체 티셔츠가 교회에 도착하도록 한다. 티셔츠가 도착하면 담당 교사들을 소집한 후 각 반별로 참석자와 사이즈를 파악해 인원수에 맞게 티셔츠를 배분하도록 하고 반별로 분류해 티셔츠를 보관한다. 이름표도 준비해야 한다. 이름표는 교회에서 공동으로 준비하되 목걸이 형식으로 하고 한눈에 이름을 알아볼 수 있도록 크게 인쇄한다. 또한 학년별로 색깔을 다르게 해 구별하도록 한다.
응급조치에 대한 교육을 실시한다. 교회에 간호사나 의사가 출석할 경우 수련회에 같이 참석하도록 하고 그렇지 않을 경우 이들의 협조를 얻어 위급상황 대처에 대한 교육을 받도록 한다. 인공호흡과 응급처지 방법, 약품사용에 대한 설명을 듣고 이를 익히도록 한다. 또한 상비약을 구해 준비하도록 한다. 공종은차장(jekong@ucn.co.kr)
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